- با انتخاب هر کدام از موارد زیر، به همان بخش هدایت خواهید شد.
- مدیریت زمان در نمایشگاه؛ چگونه همه غرفههای مهم را بازدید کنیم؟
- چرا در نمایشگاه زمان کم میآوریم؟
- یک تجربه واقعی؛ وقتی مهمترین غرفه از دست میرود
- همه غرفهها ارزش یکسانی ندارند
- قبل از ورود، مسیر بازدید خود را مشخص کنید
- برای هر غرفه زمان مشخص کنید
- زمانهای مرده را فراموش نکنید
- بهترین زمان بازدید از غرفههای مهم چه زمانی است؟
- چکلیست مدیریت زمان در نمایشگاه
- جمعبندی؛ در نمایشگاه، زمان مهمترین سرمایه شماست
- سوالات متداول
مدیریت زمان در نمایشگاه؛ چگونه همه غرفههای مهم را بازدید کنیم؟
بعضی از بازدیدکنندگان فکر میکنند مهمترین چالش نمایشگاه، شلوغی سالنها یا پیدا کردن غرفههاست. اما به تجربه میگویم، بزرگترین مشکل چیز دیگری است؛ تمام شدن زمان.
مدیریت زمان در نمایشگاه موضوعی است که خیلیها آن را دستکم میگیرند. صبح با انرژی وارد نمایشگاه میشوند و با خودشان میگویند: «امروز همهچیز را میبینیم.»
اما عصر که میشود، تازه متوجه میشوند هنوز چند غرفه مهم را ندیدهاند، فرصت بعضی مذاکرهها را از دست دادهاند و دیگر انرژی کافی برای ادامه بازدید ندارند.
دوست من، در نمایشگاه زمان سریعتر از چیزی که فکر میکنید میگذرد.
یک گفتوگوی کوتاه، تبدیل به نیم ساعت میشود. یک مسیر پنجدقیقهای بین سالنها، پانزده دقیقه زمان میگیرد. چند ملاقات اتفاقی و چند دقیقه استراحت هم به آن اضافه کنید؛ ناگهان میبینید نصف روز گذشته و هنوز به مهمترین هدفهای خود نرسیدهاید.
چرا در نمایشگاه زمان کم میآوریم؟
بیشتر افراد به یک دلیل ساده در نمایشگاه زمان کم میآورند؛ آنها بدون برنامه وارد نمایشگاه میشوند.
فکر میکنند:
«اول یک دور میزنیم، بعد سراغ غرفههای مهم میرویم.»
اما نمایشگاه دقیقاً جایی است که این روش معمولاً جواب نمیدهد.
هر سالن شما را به سالن دیگری میبرد، هر غرفه موضوع جدیدی برای دیدن دارد و هر گفتوگو چند دقیقه از زمان شما را میگیرد.
نتیجه چیست؟
در پایان روز احساس میکنید خیلی راه رفتهاید، اما کارهای اصلیتان هنوز انجام نشده است.
یک تجربه واقعی؛ وقتی مهمترین غرفه از دست میرود
چند سال پیش در یک نمایشگاه بینالمللی، بازدیدکنندهای را دیدم که فهرستی از حدود بیست شرکت تهیه کرده بود.
ساعت ده صبح وارد نمایشگاه شد و با خیال راحت گفت:
«تا عصر همه را میبینم.»
اما تا ساعت دو بعدازظهر هنوز در سالن اول بود.
چرا؟
چون برای هر غرفه زمان زیادی صرف کرده بود، چند گفتوگوی پیشبینینشده داشت و زمان جابهجایی بین سالنها را اصلاً در نظر نگرفته بود.
جالب اینجاست که مهمترین شرکتی که برای ملاقات با آن از کشور دیگری سفر کرده بود، در سالن دیگری قرار داشت و او اصلاً به آن نرسید.
گاهی مشکل کمبود زمان نیست؛ مشکل، مدیریت نادرست زمان است.
همه غرفهها ارزش یکسانی ندارند
اجازه بدهید صریح بگویم؛ قرار نیست همه غرفههای نمایشگاه را ببینید.
بله، شاید این جمله عجیب به نظر برسد، اما واقعیت همین است.
در بسیاری از نمایشگاههای بزرگ، بازدید از تمام غرفهها نه ممکن است و نه منطقی.
بازدید حرفهای یعنی انتخاب.
قبل از حضور در نمایشگاه، غرفهها را به سه گروه تقسیم کنید:
غرفههای ضروری
شرکتهایی که حتماً باید با آنها ملاقات کنید.
غرفههای مهم
شرکتهایی که بازدید از آنها مفید است، اما اولویت دوم محسوب میشوند.
غرفههای اختیاری
غرفههایی که فقط در صورت داشتن زمان کافی میتوانید از آنها بازدید کنید.
این دستهبندی ساده، بخش بزرگی از مشکل مدیریت زمان در نمایشگاه را حل میکند.
قبل از ورود، مسیر بازدید خود را مشخص کنید
یکی از اشتباهات رایج این است که افراد بدون توجه به نقشه سالنها وارد نمایشگاه میشوند.
بعد مجبور میشوند بارها بین سالنهای مختلف رفتوآمد کنند.
این یعنی اتلاف زمان و انرژی.
قبل از حرکت، این موارد را بررسی کنید:
- نقشه سالنهای نمایشگاه
- شماره غرفههای مهم
- موقعیت سالنها
- نزدیکترین ورودی
- مسیر حرکت بین سالنها
- زمان تقریبی جابهجایی
البته قبل از همه اینها، مطمئن شوید که موقعیت مکانی نمایشگاه، مرکز نمایشگاهی و درِ ورودی مناسب را بهدرستی پیدا کردهاید. اگر هنوز درباره پیدا کردن لوکیشن نمایشگاه و انتخاب مسیر درست مطمئن نیستید، پیشنهاد میکنم ابتدا مقاله «راهنمای پیدا کردن موقعیت مکانی نمایشگاه و انتخاب مسیر درست بازدید» را مطالعه کنید.
دوست من، نمایشگاه جای قدمزدن بیهدف نیست.
هر دقیقهای که در رفتوآمدهای غیرضروری از دست میدهید، میتواند یک فرصت مذاکره را از شما بگیرد.
برای هر غرفه زمان مشخص کنید
بعضی بازدیدکنندگان برای یک غرفه چهل دقیقه زمان میگذارند و برای غرفه مهم بعدی فقط پنج دقیقه وقت دارند.
این روش معمولاً نتیجه خوبی ندارد.
برای هر ملاقات زمان تقریبی تعیین کنید:
- بازدید کوتاه: ۵ تا ۱۰ دقیقه
- گفتوگوی تخصصی: ۱۵ تا ۲۰ دقیقه
- مذاکره جدی: ۳۰ دقیقه یا بیشتر
اگر برنامه زمانی نداشته باشید، احتمال زیادی وجود دارد که زمان خود را روی موضوعات کماهمیت مصرف کنید.
زمانهای مرده را فراموش نکنید
در برنامهریزی بازدید از نمایشگاه فقط زمان جلسات را حساب نکنید.
زمانهای پنهان هم وجود دارند:
- مسیر بین سالنها
- استراحت کوتاه
- صف کافیشاپ
- ثبتنام
- پیدا کردن غرفهها
- گفتوگوهای اتفاقی
- تماسهای تلفنی
همین چند دقیقههای کوچک، در پایان روز به چند ساعت تبدیل میشوند.
بهترین زمان بازدید از غرفههای مهم چه زمانی است؟
اگر قرار است با چند شرکت مهم مذاکره کنید، آن را به ساعات پایانی روز موکول نکنید.
معمولاً بهترین زمان برای بازدید از غرفههای مهم:
- ساعات ابتدایی روز
- زمانی که هنوز انرژی دارید
- قبل از شلوغ شدن سالنها
- قبل از خستگی غرفهداران و بازدیدکنندگان
خیلی از تصمیمهای مهم تجاری در همان ساعات ابتدایی روز شکل میگیرند.
چکلیست مدیریت زمان در نمایشگاه
قبل از ورود به نمایشگاه این موارد را انجام دهید:
- فهرست غرفههای ضروری را مشخص کنید.
- غرفهها را اولویتبندی کنید.
- نقشه سالنها را بررسی کنید.
- مسیر بازدید را طراحی کنید.
- برای هر ملاقات زمان تعیین کنید.
- زمان جابهجایی بین سالنها را در نظر بگیرید.
- مقداری زمان خالی برای اتفاقات پیشبینینشده بگذارید.
- بازدید از غرفههای مهم را به ابتدای روز موکول کنید.
- اگر نمایشگاه چند روزه است، برنامه هر روز را جداگانه تنظیم کنید.
جمعبندی؛ در نمایشگاه، زمان مهمترین سرمایه شماست
نمایشگاه فقط محل دیدن غرفهها نیست. نمایشگاه یک محیط فشرده، محدود و پر از فرصت است.
اگر زمان خود را مدیریت نکنید، ممکن است ساعتها در نمایشگاه قدم بزنید و در پایان روز احساس کنید هیچ دستاورد مهمی نداشتهاید.
اما اگر از قبل برنامه داشته باشید، اولویتها را مشخص کنید و مسیر بازدیدتان را مدیریت کنید، حتی در یک روز کوتاه هم میتوانید مهمترین فرصتهای نمایشگاه را از دست ندهید.
پایان ماجرا همین است:
در نمایشگاه همیشه کسی موفقتر نیست که بیشتر راه میرود؛ کسی موفقتر است که بهتر میداند زمانش را کجا خرج کند.
سوالات متداول
آیا باید از همه غرفههای نمایشگاه بازدید کنیم؟
خیر. در نمایشگاههای بزرگ، بازدید از همه غرفهها معمولاً امکانپذیر نیست. بهتر است غرفهها را بر اساس اولویت دستهبندی کنید.
برای بازدید از یک نمایشگاه بزرگ چقدر زمان لازم است؟
این موضوع به تعداد سالنها و هدف شما بستگی دارد، اما بدون برنامهریزی معمولاً یک روز برای بازدید کامل کافی نیست.
چگونه همه غرفههای مهم را در نمایشگاه ببینیم؟
با اولویتبندی غرفهها، بررسی نقشه سالنها و تعیین زمان مشخص برای هر بازدید.
مهمترین اصل مدیریت زمان در نمایشگاه چیست؟
مشخص کردن هدف بازدید و داشتن برنامه قبل از ورود به نمایشگاه.
به عنوان صاحب برند، مدیر فروش، غرفهدار یا بازاریاب
تا حد امکان سعی میکنیم به سوالات شما پاسخ بدهیم.